Praxismanagement: Mit Voraussicht auf Erfolg!

WOTAX_DerBerater_LiniekurzIn Kooperation mit WOTAX erscheinen in regelmäßigen Abständen Blogposts zum Thema „Praxismanagement für die Zahnarztpraxis“. Die mittelständischen Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte denken unternehmerisch und beraten „aus der Praxis für die Praxis“. In der Serie von Dipl.-Volkswirt Karl Alexander Mandl geht es um Tipps für eine erfolgreiche Praxisführung!

Sie kennen Ihre aktuelle Liquidität? Damit haben Sie einen wichtigen Schritt getan, denn die aktuelle Liquidität ist eine der wichtigsten Kennzahlen, die es für Ihre Praxis gibt. Aber dieser Status-quo ist eine statische Größe. Wenn Sie „den Strich gezogen“ haben und wissen, wo Sie stehen, beginnt erst die eigentliche Aufgabe der Steuerung. Diese Aufgabe nennt man Controlling, denn Controlling heißt nicht, wie man landläufig vorschnell übersetzt, „Kontrolle“. Die Kontrolle ist eher ein Bestandteil des Controllings. „Controlling“ heißt „Steuerung“.

Von diesem Status quo wird jetzt mit verschiedenen Annahmen der Gewinn zum 31.12. geschätzt. Diese Schätzung mag manchem wie ein Blick in die Glaskugel erscheinen, aber mit realistischen Annahmen lässt sich zu einer hohen Wahrscheinlichkeit der Gewinn zum Jahresende schätzen. Die Abweichungen sind meistens sehr gering. Diese Schätzung ist deshalb wichtig, weil Sie von dem geschätzten Gewinn Rückschlüsse auf Ihren Kontostand am 31.12. ziehen können. Ebenso realistisch und wahrscheinlich. Und diese Schätzung ist elementar für eine Praxisführung, denn mit dieser können Sie sehen, an welchen Punkten (Prophylaxe etc.) Sie ansetzen können, um mehr Gewinn zu erwirtschaften. Eine gut erstellte Vorausschau ist zusätzlich mit einem Maßnahmenplan versehen, der einzelne Aufgaben aufführt und diese direkt Verantwortlichen in der Praxis zuweist. Dabei sollte nicht immer der Zahnarzt die verantwortliche Person sein, denn der hat eh genug zu tun.

Praxissteuerung

  1. 1. Status quo feststellen
  2. 2. Vorausschau entwerfen
  3. 3. Maßnahmenplan entwickeln (mit klaren Zuständigkeiten)

Wenn man persönlich dieser Vorausschau skeptisch gegenüber steht, stellt sich die Frage, welche Alternative zu dieser Planung und Vorausschau eine erfolgreiche Praxis hat. Und die Antwort ist einfach: Grundsätzlich keine. Es gäbe nämlich nur die Unterlassensalternative, die dazu führt, dass man keine Einschätzung des Jahresergebnisses und der dann vorhandenen Liquidität vornimmt und sozusagen im Blindflug die Praxis weiter laufen lässt. Managen können Sie die Praxis dann, indem Sie die alltäglichen Abläufe regeln und Ihre Leistungen täglich umsetzen. Führen können Sie die Praxis dann nicht.

Steuern bedeutet somit, eine Vorausschau zu entwickeln. Eine Vorausschau setzt bei den Umsätzen an. Dafür müssen die Umsätze in verschiedenen Gruppen eingeteilt sein, damit eine Umsatzstruktur (Privat – Kasse, Therapie – Prophylaxe etc) erkennbar wird. Sie werden unterjährig sehen, wann welcher Umsatz in welcher Höhe erwirtschaftet wurde. Vielleicht haben Sie auch noch die Abrechnungen des Jahres 2012, um saisonale Schwankungen erkennen zu können. Wie entwickeln sich die einzelnen Leistungen im Jahresverlauf. Die direkten Kosten (z. B. Materialverbrauch) verändern sich in einem gewissen Verhältnis zum Umsatz. Die Mieten und die Gehälter, abgesehen von den Stundenabrechnungen, bleiben konstant. Sollte es eine betriebliche Übung sein, ein Weihnachtsgeld auszuzahlen, so muss dieses berücksichtigt werden.

Mit dieser Gesamtaufstellung können Sie den erwarteten Gewinn zum Jahresende gut darstellen. Besonders die erwartete Umsatzentwicklung in den Wintermonaten zeigt oft mögliche Handlungspotentiale auf (z. B. Aktion:„Schenken Sie sich selbst eine PZR“). Diese sollten Sie auch im Team besprechen. Wenn Sie die genauen Umsatzzahlen im Team nicht zeigen möchten, so können Sie einen Durchschnittsumsatz ermitteln und den monatlichen Umsatz als Prozent vom Durchschnittsumsatz anzeigen. Wird in einem Monat für eine Umsatzgruppe ein Prozentsatz unter 100% zum Durchschnittsumsatz angezeigt, muss gehandelt werden. Die Anzahl der Leistungen muss dabei nicht immer erhöht werden. Eine professionelle Abrechnungsberatung kann ohne sonstige Veränderungen ebenso zum Umsatzwachstum beitragen. Die Diskussion im Team kann, gerade im Bereich der Prophylaxe, immer wieder erstaunliche Ergebnisse bringen. Vielleicht erkennt man aber auch einen „schlechten“ Monat, in dem man generell die Praxis etwas runterfahren und den Teammitglieder ihren Urlaub geben kann.

Wenn Sie jetzt Ihren Status bestimmen und das Jahresendergebnis schätzen, sind Sie – falls Sie noch keine Jahresplanung für 2013 erstellt haben – bestens für die Jahrsplanung 2014 vorbereitet.

  • Rückblick Teil 1: Wie steht’s um Ihre Liquidität?
  • Ausblick Teil 3: Vorausschau konkret!

Der Autor: Karl Alexander Mandl, WOTAXmed

Dipl.-Volkswirt, studierte Volkswirtschaftslehre, Theologie und Philosophie an den Universitäten in Köln, Bonn und Chicago. Er arbeitete in verschiedenen international tätigen Unternehmen als Beteiligungscontroller mit dem Schwerpunkt Vertriebssteuerung. Zuletzt leitete er Vertrieb & Marketing eines mittelständischen Gesundheitsdienstleisters. Heute ist er Bereichsleiter spezialisiert auf den Gesundheitsmarkt bei der WOTAX Steuerberatungsgesellschaft mbH, Aachen. Er ist Mitglied der Fachgruppe „Marketing“ im Bundesverband Deutscher Volks- und Betriebswirte, der Schmalenbach-Gesellschaft für Betriebswirtschaft e.V. und der Arbeitsgruppe „Integrierte Managementsysteme“ der Gesellschaft für Qualitätsmanagement in der Gesundheitsversorgung e.V.

Kontakt: mandl@wotax.de

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