Praxismanagement: Der Forecast – Vorausschau konkret!

WOTAX_DerBerater_LiniekurzIn Kooperation mit WOTAX erscheinen in regelmäßigen Abständen Blogposts zum Thema „Praxismanagement für die Zahnarztpraxis“. Die mittelständischen Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte denken unternehmerisch und beraten „aus der Praxis für die Praxis“. In der Serie von Dipl.-Volkswirt Karl Alexander Mandl geht es um Tipps für eine erfolgreiche Praxisführung!

Eine Vorausschau (neudeutsch: Forecast) besteht aus den einzelnen Bestimmungsgrößen wie Umsatz, Kosten und der Liquidität als eine der wichtigsten Kennzahlen der Praxissteuerung. Eine Vorausschau zu erstellen ist kein Selbstzweck, sondern ein wichtiges Werkzeug des Erfolgs. Aus dem Qualitätsmanagement ist der Begriff des PDCA-Zyklus’ bekannt. Er beschreibt den Vorgang der Steuerung mit Planen (Plan), Tun (Do), Kontrolle (Control) und Aktion (Act). Mit der Jahresplanung, die Sie im Oktober oder November des Vorjahres erstellt haben, ist das P schon erfüllt. Die Umsetzung D erfolgt automatisch im Zeitverlauf. C sollte immer zeitnah durchgeführt werden. Für eine Zahnarztpraxis mindestens quartalsweise. Für Praxen mit mehreren Behandlern monatlich. Am besten setzen Sie Ihre Zeitpunkte C generell als Wiedervorlage in Ihren Terminkalender. Einen Tag später sollte dann eine Teamsitzung stattfinden, in der die Maßnahmen besprochen und die Verantwortlichkeiten aufgeteilt werden.

Mit der Ermittlung des Jahresendergebnisses haben Sie noch nicht festgestellt, wie viel Cash Sie am Jahresende haben werden. Die Liquidität ist aber eine der wichtigsten Größe in einem Unternehmen, so auch in einer Praxis. Denn an dieser Größe können Sie z. B. errechnen, wie viel Sie aus der Praxis für private Zwecke entnehmen können, ohne der Praxis zu schaden. Die erwartete Liquidität errechnen Sie, indem Sie den ermittelten Gewinn um die Positionen korrigieren, die nicht liquiditätswirksam sind. So sind dies die Abschreibungen, die Sie vielleicht im Kostenblock berücksichtig haben, da der Steuerberater diese schon unterjährig gebucht hatte. Die Beträge der Abschreibungen waren zu dem Zeitpunkt liquiditätswirksam, als Sie die entsprechende Investition bezahlt haben, die durch die Abschreibung über mehrere Jahre ergebniswirksam wird. Ebenso korrigieren müssen Sie die Investitionen, die (noch) nicht in der Ergebnisrechnung berücksichtigt werden.

Diese werden vice-versa erst über die nächsten Jahre abgeschrieben, sind aber vielleicht in diesem Jahr liquiditätswirksam. Ein Sonderfall sind die Investitionen, die Sie in diesem Jahr tätigen, aber erst im nächsten Jahr zahlen. Folgen Sie hierbei einem pragmatischen Ansatz in Ihrer Vorausschau. Sollten Sie Investitionen tätigen, die Sie aber nicht in diesem Jahr oder nur teilweise in diesem Jahr bezahlen, so sollten Sie diese extra verzeichnen. Eine eher vorsichtige, risikoarme Vorausschau muss diese Position zunächst berücksichtigen. Sie können dann die Korrektur am Schluss immer noch durchführen. Achten Sie auch auf Ihre Verbindlichkeiten, wie z. B. die Verbindlichkeiten gegenüber den Fremdlaboren, die nicht in der Ergebnisrechnung auftauchen, weil Sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (sog. 4-3-Rechnung) durchführen. Auch diese nicht geringe Größe müssen Sie entsprechend abziehen, um wirklich zu sehen, wie viel Cash am Jahresende übrig bleibt.

Wenn Sie so viele Positionen abziehen mussten, können Sie sich den offenen Posten, d.h. den von den Patienten nicht bezahlten Rechnungen zuwenden. Wie hoch ist der Gesamtbetrag Ihrer von den Patienten nicht bezahlten Rechnungen? Wie viel Prozent ist schon länger nicht bezahlt? Wie mahnen Sie die ausstehenden Zahlungen an? Nutzen Sie die Möglichkeit des Mahnbescheids? Eine Leistung ist erst dann wirtschaftlich sinnvoll, wenn Sie bezahlt wird. Diese Binsenweisheit wird oft vernachlässigt. Den Forderungsbestand und die Summe Ihrer offenen Posten sollten Sie kennen. Auch sollten Sie wissen, welche Patienten ein schlechtes Zahlungsverhalten aufweisen. Es mag zunächst unangenehm sein, aber Sie sollten diese Patienten darauf ansprechen. Wenn Sie die Gründe kennen, lassen sich Lösungen ableiten wie z. B. Teilzahlungen, Vorkasse etc. Die Forderungen gegenüber den Patienten können Sie mit einem Risikoabschlag (Ausfallwahrscheinlichkeit) Ihrer ermittelten Liquidität hinzurechnen. Gehen Sie auch hier konservativ vor, d.h. rechnen Sie eher mit einer hohen Ausfallwahrscheinlichkeit. Wenn Sie alle diese Punkte berücksichtigt haben, konnten Sie eine wahrscheinliche Liquidität ermitteln. Damit wissen Sie näherungsweise, was Sie am 31.12. an „Cash“ haben werden.

Der Autor: Karl Alexander Mandl, WOTAXmed

Dipl.-Volkswirt, studierte Volkswirtschaftslehre, Theologie und Philosophie an den Universitäten in Köln, Bonn und Chicago. Er arbeitete in verschiedenen international tätigen Unternehmen als Beteiligungscontroller mit dem Schwerpunkt Vertriebssteuerung. Zuletzt leitete er Vertrieb & Marketing eines mittelständischen Gesundheitsdienstleisters. Heute ist er Bereichsleiter spezialisiert auf den Gesundheitsmarkt bei der WOTAX Steuerberatungsgesellschaft mbH, Aachen. Er ist Mitglied der Fachgruppe „Marketing“ im Bundesverband Deutscher Volks- und Betriebswirte, der Schmalenbach-Gesellschaft für Betriebswirtschaft e.V. und der Arbeitsgruppe „Integrierte Managementsysteme“ der Gesellschaft für Qualitätsmanagement in der Gesundheitsversorgung e.V.

Kontakt: mandl@wotax.de

2 Kommentare zu "Praxismanagement: Der Forecast – Vorausschau konkret!"

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