Dr.Flex: Unsere Erfahrungen mit Onlineterminen für die Zahnarztpraxis

Wir sind online, Eure Patienten sind online! Die ersten Kontakte zur Zahnarztpraxis finden immer häufiger direkt über das Internet – vor allem über das Smartphone – statt: Das gilt jetzt und in Zukunft auch verstärkt für die Terminvergabe!

Dr. Flex ist Partner im parsmedia-Netzwerk. Das junge Unternehmen aus Nordrhein-Westfalen bietet Zahnärzten, Ärzten und Kliniken ein Online-System für Terminbuchungen – und hier trifft die Bezeichnung innovativ sicher zu. Dr.Flex ist ein onlinebasiertes Buchungssystem. Es führt Patienten zu ihrem Wunschtermin und entlastet das Praxispersonal.

Aktuell nutzen über 500 Ärztinnen und Ärzte für die Buchung ihrer Online-Termine Dr.Flex – davon rund 20 % in der Zahnarztpraxis! Im Interview stellen wir euch Dr. Flex vor!

 Fangen wir direkt und einfach an: Welche Vorteile bringt Dr.Flex für die Zahnarztpraxis?

Dr.Flex liefert heute das technisch beste Tool um Patienten innerhalb von 30 Sekunden ohne die die Beanspruchung des Personals vorzuklassifizieren und in die korrekten Termine zu buchen. Dadurch erzielen Praxen folgende Effekte:

• Einen 24/7 verfügbarer hoch qualitativen und individuellen Terminierungsservice!
• Messbare Entlastung des Personals durch Live-Schnittstelle zum Praxiskalender: durchschnittlich 21,5 Stunden im Monat weniger Zeit am Telefon!
• Verbesserung der Patientenbindung und Patientenzufriedenheit!
• Bessere telefonische Erreichbarkeit für Patienten ü 70!
• Nachhaltige Standortfestigung und Stärkung!

Wie funktioniert Dr.Flex in der Praxis?

Das Dr.Flex Konzept ist, sowohl einfach, als auch umfassend. Auf der Praxis-Webseite wird ein Button für Patienten gut ersichtlich platziert. Webseitenbesucher werden direkt auf den neuen Service aufmerksam und so effektiv wie möglich in Patienten mit festen Terminen umgewandelt.

Klickt der Patienten auf den Button, öffnet sich ein individueller Dr.Flex-Kalender in den Praxisfarben, mit den Sprechstunden, freien Terminen und einem sprechstundenspezifischen Fragenkatalog. Der Patient wird nun durch den praxisindividuelle Buchungsprozess in den korrekten Termin geleitet.

Mit dem bewährten SMS-TAN-Verfahren kann der Termin dann sicher und dokumentiert gebucht werden.

 

Partnerschaft zwischen Dr.Flex und parsmedia

parsmedia unterstützt Zahnarzt-Praxen umfangreich bei ihrem digitalen Markenaufbau und im Praxis-Marketing. Dr.Flex hatte sich als Premium-Terminvergabe mit der parsmedia GmbH zu einer starken und sinnvollen Partnerschaft zusammengeschlossen, um den gemeinsamen Kunden das beste Produkt  in allen Bereichen zu ermöglichen. Kunden der parsmedia genießen bei einer Einführung von Dr.Flex einen einzigartigen Vorteil. Informationen erhalten Sie direkt von parsmedia Geschäftsführer Klaus Schenkmann: klaus.schenkmann@parsmedia.info!

 

Woher weiß das System, was der Patient genau möchte?

Dabei hilft das technologisch hochwertige Dr.Flex Patient-Pathfinder-Tool: Patienten können durch geschickte Fragenführung im Online-Menü den richtigen Terminen zugeteilt werden.

Bis zu 8 Minuten wertvolle Terminbearbeitungszeit kann so pro Termin eingespart werden.

In der Praxis läuft der Dr.Flex X-Client, welcher die Damen an der Anmeldung oder im Backoffice sofort über eingehende Termine mit einem „Pop-Up“ informiert. Der Termin kann nun von Ihnen mit individuellen SMS-Texten bestätigt oder abgelehnt werden, so bleibt die finale Kontrolle in der Praxis.

Der X-Client benötigt keine lange Schulung und ist intuitiv bedienbar. Es können jeder Zeit in Sekunden Änderungen des gesamten Terminangebotes etc. durchgeführt werden.

Wie lässt sich Dr.Flex in bestehende Praxissysteme integrieren?

Dr.Flex bietet Echzeitschnittstellen zur Praxis-EDV und somit in den bestehenden Praxiskalender. Aktuell ist unser System mit 84 % der in Deutschland eingesetzten Systeme kompatibel. Arztinformationssysteme wie Charly-Solutio, Dampsoft, Z1, Linudent, Evident, Turbomed, Medistar und viele mehr werden standardmäßig abgedeckt und aktualisiert.

Damit ist es der Praxis erstmals möglich ein steuerbares und buchbares Live-Abbild der freien Kapazitäten für Patienten zur Verfügung zu stellen. Eine technologische Erfindung, die bis vor 3 Jahren noch undenkbar war.

Einige Praxen wickeln mit Hinweisen auf dem Anrufbeantworter und in der Warteschleife bis zu 76 % der Patienten-Termine über die eigene Telefonleitung und Dr.Flex ab.

 

Warum ist es für viele Patienten heute noch so schwer, valide Termine im Internet zu bekommen?

Die meisten niedergelassen Ärzte haben mittlerweile eine moderne Webseite. Dabei liegen sie voll im Trend: 85 % der Patienten in Deutschland informieren sich bei der Suche nach einem Arzt online – deshalb ist eine gute Auffindbarkeit und eine ordentliche Darstellung der Praxis wichtig. Ist Ihnen beides gelungen, haben die Zahnärzte einen interessierten Webseitenbesucher, der sie als Spezialist kontaktieren möchte. Dabei spielt natürlich traditionell das Telefon die größte Rolle!

Die telefonische Erreichbarkeit ist dabei der Flaschenhals und kann bei einer gut besuchten Praxis schnell zum Servicealptraum werden, trotz des professionellen Onlineauftrittes. Auch bei teuren Telefonanlagen ist spätestens mit dem dritten Anruf die Leitung besetzt, besonders für servicegewohnte Privatpatienten ist dies eine schlecht hinzunehmende Tatsache.  Es bleibt dann oft nur das Mailing, was für die Praxis, als auch für die Patienten bis zum optimalen Termin ein zeitraubendes und teures Ping-Pong-Spiel ist. Für viele arbeitende Patienten kein gangbarer Weg.

Schaut man sich in anderen Branchen um, trägt eine gut gelöste Kontaktbasis zum Erfolg einer Organisation bei: Mitarbeiter und Kunden / Patienten werden zufriedener und entspannter.

Jeder kennt dieses Problem oder hat schonmal eine Situation selbst miterlebt, wo in dringenden Fällen der richtige Ansprechpartner nicht erreichbar war.

Waren diese Erfahrungen der Grund, Dr.Flex ins Leben zu rufen?

Ja! Dr.Flex wurde gegründet, um genau dieses Problem grundlegend zu beheben. Seit Generationen werden Termine per Telefon vergeben. Das Team von Dr. Flex hat es sich in der gesamten Zeit der Entwicklung zur Aufgabe gemacht das Herz der medizinischen Terminvergabe zu analysieren.

Zwanzig Praxen in Berlin und Brandenburg unterschiedlichster Fachrichtungen und Größe wurden in die Entwicklung von 2014 bis 2016 mit einbezogen und hatte maßgeblich Ideen und Wünsche zur Umsetzung des Tools geliefert. Dabei sind nicht nur technische Lösungen, sondern auch moralische und ethische Ansätze in den Entwicklungsprozess und das Endprodukt mit eingeflossen.

Wo finden unsere Leser aktuelle Beispiele aus der Praxis?

Am schnellsten geht das eigentlich, wenn man einmal auf der Webseite einer unserer Partnerpraxen auf den Button „Termin online buchen“ klickt.

Hier einige Beispiele aus:

• Hannover
• Ulm
• Münster
• Langen bei Frankfurt

Natürlich bieten wir allen parsmedia Partnern gerne ein persönliches Gespräch in der Praxis oder eine Online Präsentation zu Dr. Flex an.

Herzlichen Dank an das Dr.Flex-Team!